Le Métier de l'assistante
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Le Métier de l'assistante

Comment dynamiser et valoriser la fonction - Réf. PASS

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Tout public

Les objectifs

A l’issue de cette formation, chaque participant saura :

  • Maîtriser sa fonction dans sa diversité et son intégralité
  • Mettre en valeur ses qualités relationnelles pour assurer au mieux son rôle d’interface
  • Optimiser son efficacité par la maîtrise des outils d’aujourd’hui et l’intégration de nouvelles méthodes de travail

Le programme détaillé

 
  • Appréhender les différentes missions de la fonction d’assistante en identifiant ses champs d’action et les compétences liées (profil du poste, fiche métier)
  • Coordonner les activités du service ou de la structure (pivot)
  • Promouvoir son image professionnelle et sa fonction
  • Être la mémoire vive du dirigeant ou du service
  • Préparer la prise de décision via la gestion et la sélection de l’information
  • Suivre les opérations et en référer régulièrement dans le cadre des projets et des activités

 
 
  • Participer activement à la cohésion du groupe de travail (collaborateur/hiérarchie) au sein de la structure
  • Préserver la relation et désamorcer les conflits latents en pratiquant l’écoute et l’empathie
  • Savoir se rendre disponible à bon escient
  • Faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs et la mise en place de nouvelles méthodes et technologies
  • Savoir émettre des refus motivés et pratiquer l’assertivité
  • Être en capacité de solliciter des moyens, fédérer des idées, négocier son temps ou un objectif

 
 
  • Veiller à un bon accueil permanent physique et téléphonique et conforme à l’image de l’entreprise
  • Initier et développer des échanges courtois, concrets et productifs pour une communication sereine tant en interne qu’en externe
  • Maîtriser les techniques d’expression en situation de communication orale ou écrite, préparation réunion, etc.
  • Être capable de rédiger des écrits professionnels pertinents dans le respect des règles grammaticales et orthographiques (compte rendus, synthèses…)
  • Transmettre des messages concis et précis

 
 
  • Canaliser et filtrer le flux massif des informations au sein de la structure
  • Relayer l’information à qui de droit, en temps et en heure
  • Savoir analyser, avoir l’esprit de synthèse
  • Contrôler la diffusion de l’information en s’assurant de son bon acheminement
  • Mettre en place des outils de partage d’information
  • Mettre en place et maintenir un système de classement et d’archivage
  • Respecter la confidentialité et assurer la traçabilité des informations
 
 
  • Faire un état des lieux et répertorier les points forts/les points faibles pour trouver les actions correctives
  • Organiser son bureau : agencer son plan de travail pour faciliter la manipulation des dossiers, la consignation de l’information et assurer la confidentialité
  • Garantir le bon fonctionnement des matériels par un suivi de l’entretien et le respect des modes opératoires
  • Connaître et pratiquer les fondamentaux de la démarche qualité
  • Identifier les supports et documents devant être à portée de mains et les présenter, les stocker de façon à les rendre immédiatement accessibles
  • Veiller d’une façon générale à un cadre d’accueil agréable
 
 
  • Organiser sa journée de travail
  • Discerner les priorités et organiser le traitement des tâches administratives au quotidien
  • Contribuer à l’amélioration du processus administratif et organisationnel en initiant des outils facilitateurs et en créant des supports pertinents
  • Assurer la continuité du service en jouant la polyvalence et en anticipant les périodes difficiles
  • Planifier les actions (court, moyen, long terme)
  • Outils et méthodes à disposition pour une bonne gestion du temps (les agendas, les plannings, fiche de répartition des tâches…)
  • Savoir négocier son temps (l’assertivité, la délégation de tâches, la mise en disponibilité et la non-disponibilité…)
 

Les plus de la formation

La méthode :

Chaque participant :
- est invité à formaliser au préalable ses attentes personnelles relatives à ce parcours
- est contacté personnellement avant le stage par le formateur pour connaître le contexte du poste occupé

Les apports techniques sont effectués de manière vivante, simple et pratique à partir de :
- situations vécues par les participants
- jeux de rôles et travail en sous groupes

Le groupe limité à 8 personnes favorise le partage d’expériences et permet de donner des réponses individualisées, adaptées à chaque problématique.


Chaque participant suit l’intégralité du parcours.

Le travail par étape permet de mettre en application, au fur et à mesure, les techniques
expérimentées dans chaque atelier.

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Suggestion

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  • Durée : 6 jours (3x2j.) soit 42 heures
  • 19-20 mars + 26-27 avril + 14-15 juin 2012 - NANTES / ANGERS / LA ROCHE-SUR-YON / LE MANS
  • 02-03 octobre + 13-14 novembre + 11-12 décembre 2012 - NIORT / POITIERS / RENNES / LAVAL
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Les dates des prochains stages

- 20 - 21 février 2012 : Le Recouvrement des Impayés, NIORT / POITIERS
- 01 - 02 mars 2012 : La Dynamique des Entretiens téléphoniques, RENNES / VANNES / LAVAL
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Fonetica, c’est 23 ans d’expérience et plus de 1500 personnes formées chaque année par nos animateurs. La récurrence du CA est de plus de 70% chez fonetica…